L’intelligenza artificiale sta entrando sempre più spesso nelle attività quotidiane delle piccole e medie imprese: email commerciali, newsletter, post social, risposte ai clienti, follow-up, preventivi e messaggi di assistenza.
Il vantaggio non è semplicemente “scrivere più velocemente”. Usata correttamente, l’AI può aiutare un’impresa a organizzare meglio le idee, mantenere maggiore coerenza nella comunicazione, produrre più varianti dello stesso messaggio e ridurre il tempo necessario per partire da una pagina bianca.
Tuttavia, il risultato dipende quasi interamente dalla qualità delle istruzioni fornite.
Un’intelligenza artificiale non conosce automaticamente il tuo cliente, il tuo posizionamento, le condizioni commerciali della tua azienda o il tono con cui desideri comunicare. Se riceve una richiesta generica, produrrà un testo generico.
Per questo motivo, la vera competenza non è solo utilizzare ChatGPT, Gemini o altri strumenti AI. È imparare a scrivere prompt chiari, completi e orientati a un obiettivo.
In questa guida trovi un metodo professionale per utilizzare l’AI nella comunicazione aziendale, insieme a prompt pronti per email, marketing e customer care.
Che cos’è un prompt e perché è importante
Un prompt è l’istruzione che dai a uno strumento di intelligenza artificiale.
Può essere breve, ma non dovrebbe essere vago.
Ad esempio, una richiesta come:
“Scrivi una newsletter per la mia azienda.”
può generare un testo corretto dal punto di vista grammaticale, ma poco utile: frasi generiche, benefici poco concreti, tono standardizzato e nessun reale collegamento con il tuo pubblico.
Un prompt più professionale potrebbe invece essere:
“Agisci come un email marketer specializzato in PMI. Scrivi una newsletter per una società che offre servizi di consulenza HR a studi professionali. Il pubblico è composto da titolari di studi con meno di 20 dipendenti, spesso senza un reparto risorse umane interno. L’obiettivo è offrire tre consigli pratici sulla gestione delle assenze e invitare il lettore a richiedere una consulenza iniziale. Usa un tono professionale, chiaro e rassicurante. Evita promesse eccessive.”
La differenza è evidente: nel secondo caso, l’AI riceve un contesto, un destinatario, un obiettivo e indicazioni precise sul tono.
Un buon prompt non serve a “far scrivere meglio l’AI”. Serve a farle capire meglio il compito.
Il principio fondamentale: partire dal cliente, non dall’azienda
Molte comunicazioni aziendali iniziano parlando dell’impresa:
“Siamo leader nel settore.”
“Offriamo soluzioni innovative.”
“Mettiamo il cliente al centro.”
“Garantiamo qualità e professionalità.”
Sono frasi corrette, ma spesso non dicono nulla di concreto. Potrebbero appartenere a qualunque azienda.
Una comunicazione efficace parte invece dalla situazione del destinatario.
Il cliente non pensa prima di tutto alla tua azienda. Pensa a un problema, a un dubbio, a una necessità o a un obiettivo.
Per scrivere messaggi più efficaci, prima di utilizzare un prompt chiediti:
Quale problema concreto sta vivendo il cliente?
Quale risultato desidera ottenere?
Quali dubbi o obiezioni potrebbe avere?
Cosa potrebbe aver già provato senza successo?
Quale informazione gli servirebbe per sentirsi più sicuro?
Quale azione desidero che compia dopo aver letto il messaggio?
L’AI può trasformare queste informazioni in testi più chiari e persuasivi. Ma il punto di partenza deve essere sempre la realtà del cliente.
La struttura di un prompt efficace
Un prompt professionale può essere costruito attraverso sei elementi.
1. Ruolo
Indica quale competenza vuoi che assuma l’AI.
Esempi:
“Agisci come un copywriter B2B.”
“Agisci come un email marketer per PMI.”
“Agisci come un customer care specialist.”
“Agisci come un content strategist per LinkedIn.”
“Agisci come un account manager esperto nella gestione di preventivi.”
2. Contesto aziendale
Spiega in modo sintetico chi sei e cosa offri.
Esempio:
“La mia azienda offre manutenzione informatica e assistenza tecnica per studi professionali e piccole aziende.”
3. Destinatario
Non limitarti a indicare età, sesso o settore. Descrivi la situazione del cliente.
Invece di scrivere:
“Donne tra 30 e 50 anni.”
scrivi:
“Professioniste che lavorano molte ore al computer e cercano un servizio rapido per risolvere problemi tecnici senza dover interrompere il lavoro.”
4. Obiettivo
Indica una sola azione principale.
Può essere:
prenotare una call;
richiedere un preventivo;
visitare una pagina;
acquistare un prodotto;
rispondere a un’email;
confermare un appuntamento;
leggere una guida;
contattare l’assistenza.
5. Tono e vincoli
Definisci il modo in cui il testo deve essere scritto.
Esempi:
professionale ma umano;
diretto, senza risultare aggressivo;
elegante e premium;
rassicurante e semplice;
tecnico ma comprensibile;
cordiale e non difensivo.
Puoi anche indicare cosa evitare:
niente promesse assolute;
niente urgenze false;
niente emoji;
niente linguaggio troppo commerciale;
niente termini tecnici non spiegati;
massimo 180 parole.
6. Formato richiesto
Specifica con precisione cosa vuoi ricevere.
Esempio:
“Crea tre oggetti email, un preheader, il testo principale, una call to action e una versione breve per WhatsApp.”
Formula base da copiare e riutilizzare
Agisci come [ruolo professionale].
Contesto aziendale:
[descrivi azienda, prodotto o servizio].
Destinatario:
[descrivi il cliente ideale e la sua situazione].
Obiettivo:
[indica una sola azione principale].
Tono:
[indica il tono desiderato].
Vincoli:
[indica lunghezza, parole da evitare, informazioni obbligatorie o limiti].
Formato richiesto:
[indica esattamente cosa vuoi ricevere]
Agisci come [ruolo professionale].
Contesto aziendale:
[descrivi azienda, prodotto o servizio].
Destinatario:
[descrivi il cliente ideale e la sua situazione].
Obiettivo:
[indica una sola azione principale].
Tono:
[indica il tono desiderato].
Vincoli:
[indica lunghezza, parole da evitare, informazioni obbligatorie o limiti].
Formato richiesto:
[indica esattamente cosa vuoi ricevere]
Agisci come [ruolo professionale].
Contesto aziendale:
[descrivi azienda, prodotto o servizio].
Destinatario:
[descrivi il cliente ideale e la sua situazione].
Obiettivo:
[indica una sola azione principale].
Tono:
[indica il tono desiderato].
Vincoli:
[indica lunghezza, parole da evitare, informazioni obbligatorie o limiti].
Formato richiesto:
[indica esattamente cosa vuoi ricevere]
Il metodo professionale in tre passaggi
Un errore comune è utilizzare il primo testo generato dall’AI come versione definitiva.
Gli strumenti AI sono più efficaci quando vengono utilizzati come assistenti di scrittura: prima creano una bozza, poi aiutano a migliorarla.
1. Genera una prima bozza
Inserisci tutte le informazioni essenziali nel prompt e chiedi una prima versione completa.
2. Richiedi una revisione mirata
Dopo aver ricevuto il testo, chiedi modifiche precise.
Rivedi il testo precedente.
Mantieni il messaggio principale, ma:
- elimina le frasi generiche;
- rendi l’apertura più concreta;
- avvicina il linguaggio alla realtà del cliente;
- riduci la lunghezza del 20%;
- sostituisci le espressioni troppo commerciali;
- rendi la call to action più chiara.
Restituisci soltanto la versione finale
Rivedi il testo precedente.
Mantieni il messaggio principale, ma:
- elimina le frasi generiche;
- rendi l’apertura più concreta;
- avvicina il linguaggio alla realtà del cliente;
- riduci la lunghezza del 20%;
- sostituisci le espressioni troppo commerciali;
- rendi la call to action più chiara.
Restituisci soltanto la versione finale
Rivedi il testo precedente.
Mantieni il messaggio principale, ma:
- elimina le frasi generiche;
- rendi l’apertura più concreta;
- avvicina il linguaggio alla realtà del cliente;
- riduci la lunghezza del 20%;
- sostituisci le espressioni troppo commerciali;
- rendi la call to action più chiara.
Restituisci soltanto la versione finale
3. Verifica prima di inviare
Prima di pubblicare o inviare un messaggio generato con l’AI, controlla sempre:
nomi, date, prezzi e promozioni;
link e riferimenti;
condizioni commerciali;
disponibilità dei prodotti o servizi;
politiche di reso, rimborso o garanzia;
correttezza delle informazioni;
tono di voce;
eventuali promesse non realistiche.
L’AI accelera il lavoro, ma la responsabilità della comunicazione resta sempre dell’azienda.
Email, marketing e customer care: obiettivi diversi
Non tutti i messaggi hanno lo stesso scopo.
Una comunicazione efficace non consiste nel promuovere continuamente un prodotto. Serve un equilibrio tra relazione, utilità, fiducia e conversione.
Email di benvenuto
Servono a creare una prima impressione positiva, spiegare cosa riceverà il contatto e introdurre il valore dell’azienda.
Email educative
Offrono consigli, informazioni, guide, checklist o risposte a dubbi frequenti. Aiutano a costruire fiducia.
Email commerciali
Presentano un’offerta, un prodotto, un servizio o una novità. Devono avere un messaggio centrale e una call to action chiara.
Email di follow-up
Permettono di ricontattare un cliente dopo una richiesta, un preventivo, un incontro o una precedente conversazione.
Email di riattivazione
Servono a recuperare contatti inattivi senza pressioni inutili, offrendo un motivo concreto per tornare a interagire.
Customer care
Ha un obiettivo diverso dalla vendita: risolvere un problema, chiarire una condizione, rassicurare il cliente e mantenere fiducia.
Prompt pronti per email commerciali
1. Email di presentazione aziendale
Agisci come un copywriter B2B esperto nella comunicazione per piccole e medie imprese.
Scrivi un’email di presentazione per [nome azienda], che offre [prodotto o servizio].
Il destinatario è [tipologia di cliente o settore].
L’obiettivo è presentare l’azienda, spiegare quale problema risolviamo e invitare il destinatario a fissare una breve call conoscitiva.
Usa un tono professionale, concreto e non aggressivo.
Struttura l’email con:
- 3 possibili oggetti email;
- apertura personalizzata;
- problema del cliente;
- soluzione proposta;
- beneficio concreto;
- call to action semplice;
- chiusura professionale.
Crea 3 varianti con angolazioni differenti
Agisci come un copywriter B2B esperto nella comunicazione per piccole e medie imprese.
Scrivi un’email di presentazione per [nome azienda], che offre [prodotto o servizio].
Il destinatario è [tipologia di cliente o settore].
L’obiettivo è presentare l’azienda, spiegare quale problema risolviamo e invitare il destinatario a fissare una breve call conoscitiva.
Usa un tono professionale, concreto e non aggressivo.
Struttura l’email con:
- 3 possibili oggetti email;
- apertura personalizzata;
- problema del cliente;
- soluzione proposta;
- beneficio concreto;
- call to action semplice;
- chiusura professionale.
Crea 3 varianti con angolazioni differenti
Agisci come un copywriter B2B esperto nella comunicazione per piccole e medie imprese.
Scrivi un’email di presentazione per [nome azienda], che offre [prodotto o servizio].
Il destinatario è [tipologia di cliente o settore].
L’obiettivo è presentare l’azienda, spiegare quale problema risolviamo e invitare il destinatario a fissare una breve call conoscitiva.
Usa un tono professionale, concreto e non aggressivo.
Struttura l’email con:
- 3 possibili oggetti email;
- apertura personalizzata;
- problema del cliente;
- soluzione proposta;
- beneficio concreto;
- call to action semplice;
- chiusura professionale.
Crea 3 varianti con angolazioni differenti
2. Follow-up dopo un primo contatto
Agisci come un account manager esperto nella gestione di potenziali clienti.
Scrivi un’email di follow-up per un contatto che ha ricevuto informazioni su [prodotto o servizio] ma non ha ancora risposto.
Azienda: [nome azienda]
Cliente potenziale: [tipologia cliente]
Primo contatto avvenuto il: [data]
Tema discusso: [argomento]
L’obiettivo è riaprire la conversazione in modo naturale, capire se il bisogno è ancora attuale e proporre un prossimo passo.
Usa un tono disponibile, professionale e mai insistente.
Crea:
- 3 oggetti email;
- un testo di massimo 180 parole;
- una call to action finale;
- una versione breve per WhatsApp
Agisci come un account manager esperto nella gestione di potenziali clienti.
Scrivi un’email di follow-up per un contatto che ha ricevuto informazioni su [prodotto o servizio] ma non ha ancora risposto.
Azienda: [nome azienda]
Cliente potenziale: [tipologia cliente]
Primo contatto avvenuto il: [data]
Tema discusso: [argomento]
L’obiettivo è riaprire la conversazione in modo naturale, capire se il bisogno è ancora attuale e proporre un prossimo passo.
Usa un tono disponibile, professionale e mai insistente.
Crea:
- 3 oggetti email;
- un testo di massimo 180 parole;
- una call to action finale;
- una versione breve per WhatsApp
Agisci come un account manager esperto nella gestione di potenziali clienti.
Scrivi un’email di follow-up per un contatto che ha ricevuto informazioni su [prodotto o servizio] ma non ha ancora risposto.
Azienda: [nome azienda]
Cliente potenziale: [tipologia cliente]
Primo contatto avvenuto il: [data]
Tema discusso: [argomento]
L’obiettivo è riaprire la conversazione in modo naturale, capire se il bisogno è ancora attuale e proporre un prossimo passo.
Usa un tono disponibile, professionale e mai insistente.
Crea:
- 3 oggetti email;
- un testo di massimo 180 parole;
- una call to action finale;
- una versione breve per WhatsApp
3. Recupero di un preventivo fermo
Agisci come un commerciale esperto ma non aggressivo.
Scrivi un’email per ricontattare un cliente che ha ricevuto un preventivo per [prodotto o servizio] il [data] ma non ha ancora fornito un riscontro.
L’obiettivo è capire se il progetto è ancora attivo, offrire chiarimenti e mantenere una relazione positiva.
Non usare urgenze false, non fare pressione e non utilizzare frasi come “ultima possibilità”.
Inserisci:
- un oggetto email diretto;
- un riferimento al preventivo;
- una domanda aperta;
- disponibilità a chiarire dubbi;
- una chiusura professionale.
Prepara anche una versione breve e più informale
Agisci come un commerciale esperto ma non aggressivo.
Scrivi un’email per ricontattare un cliente che ha ricevuto un preventivo per [prodotto o servizio] il [data] ma non ha ancora fornito un riscontro.
L’obiettivo è capire se il progetto è ancora attivo, offrire chiarimenti e mantenere una relazione positiva.
Non usare urgenze false, non fare pressione e non utilizzare frasi come “ultima possibilità”.
Inserisci:
- un oggetto email diretto;
- un riferimento al preventivo;
- una domanda aperta;
- disponibilità a chiarire dubbi;
- una chiusura professionale.
Prepara anche una versione breve e più informale
Agisci come un commerciale esperto ma non aggressivo.
Scrivi un’email per ricontattare un cliente che ha ricevuto un preventivo per [prodotto o servizio] il [data] ma non ha ancora fornito un riscontro.
L’obiettivo è capire se il progetto è ancora attivo, offrire chiarimenti e mantenere una relazione positiva.
Non usare urgenze false, non fare pressione e non utilizzare frasi come “ultima possibilità”.
Inserisci:
- un oggetto email diretto;
- un riferimento al preventivo;
- una domanda aperta;
- disponibilità a chiarire dubbi;
- una chiusura professionale.
Prepara anche una versione breve e più informale
Prompt per email marketing
4. Newsletter educativa
Agisci come un email marketer specializzato in PMI.
Scrivi una newsletter per [nome azienda] sul tema [argomento].
Pubblico: [tipologia di clienti].
Obiettivo: offrire un contenuto utile e aumentare fiducia, senza fare una vendita diretta.
La newsletter deve aiutare il lettore a comprendere o risolvere un piccolo problema legato a [tema].
Usa un tono pratico, autorevole e accessibile.
Struttura il testo con:
- 3 oggetti email;
- un’apertura che richiami una situazione concreta;
- 3 consigli pratici;
- una breve conclusione;
- una call to action non commerciale.
Mantieni il testo entro 350 parole
Agisci come un email marketer specializzato in PMI.
Scrivi una newsletter per [nome azienda] sul tema [argomento].
Pubblico: [tipologia di clienti].
Obiettivo: offrire un contenuto utile e aumentare fiducia, senza fare una vendita diretta.
La newsletter deve aiutare il lettore a comprendere o risolvere un piccolo problema legato a [tema].
Usa un tono pratico, autorevole e accessibile.
Struttura il testo con:
- 3 oggetti email;
- un’apertura che richiami una situazione concreta;
- 3 consigli pratici;
- una breve conclusione;
- una call to action non commerciale.
Mantieni il testo entro 350 parole
Agisci come un email marketer specializzato in PMI.
Scrivi una newsletter per [nome azienda] sul tema [argomento].
Pubblico: [tipologia di clienti].
Obiettivo: offrire un contenuto utile e aumentare fiducia, senza fare una vendita diretta.
La newsletter deve aiutare il lettore a comprendere o risolvere un piccolo problema legato a [tema].
Usa un tono pratico, autorevole e accessibile.
Struttura il testo con:
- 3 oggetti email;
- un’apertura che richiami una situazione concreta;
- 3 consigli pratici;
- una breve conclusione;
- una call to action non commerciale.
Mantieni il testo entro 350 parole
5. Email di lancio prodotto o servizio
Agisci come un copywriter specializzato nel lancio di prodotti e servizi.
Scrivi un’email di lancio per [nome prodotto o servizio].
Informazioni:
- cosa offre: [descrizione];
- a chi si rivolge: [target];
- problema che risolve: [problema];
- beneficio principale: [beneficio];
- prezzo o offerta: [prezzo / condizioni];
- eventuale scadenza reale: [data];
- call to action: [acquista / prenota / richiedi informazioni].
Il tono deve essere coinvolgente ma credibile.
Evita parole come “imperdibile”, “rivoluzionario”, “esclusivo” e “il migliore”.
Crea:
- 3 oggetti email;
- preheader;
- email completa;
- reminder breve da inviare alcuni giorni dopo
Agisci come un copywriter specializzato nel lancio di prodotti e servizi.
Scrivi un’email di lancio per [nome prodotto o servizio].
Informazioni:
- cosa offre: [descrizione];
- a chi si rivolge: [target];
- problema che risolve: [problema];
- beneficio principale: [beneficio];
- prezzo o offerta: [prezzo / condizioni];
- eventuale scadenza reale: [data];
- call to action: [acquista / prenota / richiedi informazioni].
Il tono deve essere coinvolgente ma credibile.
Evita parole come “imperdibile”, “rivoluzionario”, “esclusivo” e “il migliore”.
Crea:
- 3 oggetti email;
- preheader;
- email completa;
- reminder breve da inviare alcuni giorni dopo
Agisci come un copywriter specializzato nel lancio di prodotti e servizi.
Scrivi un’email di lancio per [nome prodotto o servizio].
Informazioni:
- cosa offre: [descrizione];
- a chi si rivolge: [target];
- problema che risolve: [problema];
- beneficio principale: [beneficio];
- prezzo o offerta: [prezzo / condizioni];
- eventuale scadenza reale: [data];
- call to action: [acquista / prenota / richiedi informazioni].
Il tono deve essere coinvolgente ma credibile.
Evita parole come “imperdibile”, “rivoluzionario”, “esclusivo” e “il migliore”.
Crea:
- 3 oggetti email;
- preheader;
- email completa;
- reminder breve da inviare alcuni giorni dopo
6. Email di riattivazione clienti inattivi
Agisci come un CRM manager esperto nella riattivazione clienti.
Scrivi un’email destinata a contatti che non interagiscono con [nome azienda] da [periodo].
L’obiettivo è riaprire la conversazione in modo rispettoso e capire se il contatto desidera ancora ricevere comunicazioni.
Offri [contenuto utile / novità / incentivo reale / assistenza personalizzata].
Usa un tono umano, semplice e non pressante.
Crea:
- 3 oggetti email;
- una versione principale di massimo 250 parole;
- una call to action chiara;
- una versione alternativa più informale
Agisci come un CRM manager esperto nella riattivazione clienti.
Scrivi un’email destinata a contatti che non interagiscono con [nome azienda] da [periodo].
L’obiettivo è riaprire la conversazione in modo rispettoso e capire se il contatto desidera ancora ricevere comunicazioni.
Offri [contenuto utile / novità / incentivo reale / assistenza personalizzata].
Usa un tono umano, semplice e non pressante.
Crea:
- 3 oggetti email;
- una versione principale di massimo 250 parole;
- una call to action chiara;
- una versione alternativa più informale
Agisci come un CRM manager esperto nella riattivazione clienti.
Scrivi un’email destinata a contatti che non interagiscono con [nome azienda] da [periodo].
L’obiettivo è riaprire la conversazione in modo rispettoso e capire se il contatto desidera ancora ricevere comunicazioni.
Offri [contenuto utile / novità / incentivo reale / assistenza personalizzata].
Usa un tono umano, semplice e non pressante.
Crea:
- 3 oggetti email;
- una versione principale di massimo 250 parole;
- una call to action chiara;
- una versione alternativa più informale
Prompt per marketing e social media
7. Post LinkedIn per aumentare autorevolezza
Agisci come un content strategist per PMI su LinkedIn.
Scrivi un post LinkedIn sul tema [argomento].
Azienda: [nome azienda].
Pubblico: [imprenditori / manager / professionisti / clienti].
Obiettivo: aumentare autorevolezza e stimolare commenti.
Il post deve:
- iniziare con un hook concreto;
- descrivere un problema reale;
- offrire un punto di vista utile;
- includere un consiglio applicabile;
- terminare con una domanda aperta.
Usa un tono professionale, naturale e privo di frasi motivazionali generiche.
Crea 3 hook alternativi e una versione finale del post
Agisci come un content strategist per PMI su LinkedIn.
Scrivi un post LinkedIn sul tema [argomento].
Azienda: [nome azienda].
Pubblico: [imprenditori / manager / professionisti / clienti].
Obiettivo: aumentare autorevolezza e stimolare commenti.
Il post deve:
- iniziare con un hook concreto;
- descrivere un problema reale;
- offrire un punto di vista utile;
- includere un consiglio applicabile;
- terminare con una domanda aperta.
Usa un tono professionale, naturale e privo di frasi motivazionali generiche.
Crea 3 hook alternativi e una versione finale del post
Agisci come un content strategist per PMI su LinkedIn.
Scrivi un post LinkedIn sul tema [argomento].
Azienda: [nome azienda].
Pubblico: [imprenditori / manager / professionisti / clienti].
Obiettivo: aumentare autorevolezza e stimolare commenti.
Il post deve:
- iniziare con un hook concreto;
- descrivere un problema reale;
- offrire un punto di vista utile;
- includere un consiglio applicabile;
- terminare con una domanda aperta.
Usa un tono professionale, naturale e privo di frasi motivazionali generiche.
Crea 3 hook alternativi e una versione finale del post
8. Caption Instagram per un prodotto o servizio
Agisci come un copywriter per Instagram.
Scrivi una caption per [prodotto o servizio].
Target: [cliente ideale].
Problema o desiderio del cliente: [descrizione].
Beneficio principale: [beneficio].
Elemento distintivo: [qualità, materiale, esperienza, metodo o servizio].
Call to action: [scrivici / scopri di più / visita il sito / prenota].
Tono: [premium / amichevole / professionale / diretto].
Crea 3 varianti:
1. emozionale;
2. informativa;
3. più orientata alla conversione.
Mantieni ogni caption entro 120 parole
Agisci come un copywriter per Instagram.
Scrivi una caption per [prodotto o servizio].
Target: [cliente ideale].
Problema o desiderio del cliente: [descrizione].
Beneficio principale: [beneficio].
Elemento distintivo: [qualità, materiale, esperienza, metodo o servizio].
Call to action: [scrivici / scopri di più / visita il sito / prenota].
Tono: [premium / amichevole / professionale / diretto].
Crea 3 varianti:
1. emozionale;
2. informativa;
3. più orientata alla conversione.
Mantieni ogni caption entro 120 parole
Agisci come un copywriter per Instagram.
Scrivi una caption per [prodotto o servizio].
Target: [cliente ideale].
Problema o desiderio del cliente: [descrizione].
Beneficio principale: [beneficio].
Elemento distintivo: [qualità, materiale, esperienza, metodo o servizio].
Call to action: [scrivici / scopri di più / visita il sito / prenota].
Tono: [premium / amichevole / professionale / diretto].
Crea 3 varianti:
1. emozionale;
2. informativa;
3. più orientata alla conversione.
Mantieni ogni caption entro 120 parole
9. Piano editoriale mensile
Agisci come un social media strategist per una PMI.
Crea un piano editoriale di 30 giorni per [nome azienda], che opera nel settore [settore].
Obiettivo principale: [aumentare notorietà / generare contatti / educare il pubblico / promuovere prodotti].
Pubblico: [target].
Prepara una tabella con:
- giorno;
- formato consigliato;
- argomento;
- idea del contenuto;
- obiettivo;
- call to action;
- suggerimento visuale.
Bilancia contenuti educativi, dietro le quinte, promozionali, testimonianze, FAQ e contenuti di relazione.
Evita idee generiche che potrebbero essere utilizzate da qualsiasi azienda
Agisci come un social media strategist per una PMI.
Crea un piano editoriale di 30 giorni per [nome azienda], che opera nel settore [settore].
Obiettivo principale: [aumentare notorietà / generare contatti / educare il pubblico / promuovere prodotti].
Pubblico: [target].
Prepara una tabella con:
- giorno;
- formato consigliato;
- argomento;
- idea del contenuto;
- obiettivo;
- call to action;
- suggerimento visuale.
Bilancia contenuti educativi, dietro le quinte, promozionali, testimonianze, FAQ e contenuti di relazione.
Evita idee generiche che potrebbero essere utilizzate da qualsiasi azienda
Agisci come un social media strategist per una PMI.
Crea un piano editoriale di 30 giorni per [nome azienda], che opera nel settore [settore].
Obiettivo principale: [aumentare notorietà / generare contatti / educare il pubblico / promuovere prodotti].
Pubblico: [target].
Prepara una tabella con:
- giorno;
- formato consigliato;
- argomento;
- idea del contenuto;
- obiettivo;
- call to action;
- suggerimento visuale.
Bilancia contenuti educativi, dietro le quinte, promozionali, testimonianze, FAQ e contenuti di relazione.
Evita idee generiche che potrebbero essere utilizzate da qualsiasi azienda
Prompt per customer care
10. Risposta a un reclamo
Agisci come responsabile customer care di [nome azienda].
Scrivi una risposta a questo messaggio del cliente:
[incolla qui il messaggio]
Informazioni interne:
[spiega cosa è successo e quale soluzione puoi offrire].
L’obiettivo è riconoscere il disagio, comunicare in modo trasparente e proporre una soluzione concreta.
Usa un tono empatico, professionale e non difensivo.
Non attribuire colpe al cliente e non promettere risultati che non possiamo garantire.
Struttura la risposta con:
- ringraziamento per la segnalazione;
- riconoscimento del problema;
- spiegazione breve e chiara;
- soluzione o prossimi passaggi;
- tempi realistici;
- chiusura cortese.
Crea anche una versione breve per WhatsApp
Agisci come responsabile customer care di [nome azienda].
Scrivi una risposta a questo messaggio del cliente:
[incolla qui il messaggio]
Informazioni interne:
[spiega cosa è successo e quale soluzione puoi offrire].
L’obiettivo è riconoscere il disagio, comunicare in modo trasparente e proporre una soluzione concreta.
Usa un tono empatico, professionale e non difensivo.
Non attribuire colpe al cliente e non promettere risultati che non possiamo garantire.
Struttura la risposta con:
- ringraziamento per la segnalazione;
- riconoscimento del problema;
- spiegazione breve e chiara;
- soluzione o prossimi passaggi;
- tempi realistici;
- chiusura cortese.
Crea anche una versione breve per WhatsApp
Agisci come responsabile customer care di [nome azienda].
Scrivi una risposta a questo messaggio del cliente:
[incolla qui il messaggio]
Informazioni interne:
[spiega cosa è successo e quale soluzione puoi offrire].
L’obiettivo è riconoscere il disagio, comunicare in modo trasparente e proporre una soluzione concreta.
Usa un tono empatico, professionale e non difensivo.
Non attribuire colpe al cliente e non promettere risultati che non possiamo garantire.
Struttura la risposta con:
- ringraziamento per la segnalazione;
- riconoscimento del problema;
- spiegazione breve e chiara;
- soluzione o prossimi passaggi;
- tempi realistici;
- chiusura cortese.
Crea anche una versione breve per WhatsApp
11. Risposta a una richiesta di rimborso
Agisci come customer care specialist.
Scrivi una risposta a una richiesta di rimborso per [prodotto o servizio].
Politica aziendale:
[inserisci condizioni reali di reso, rimborso o sostituzione].
Messaggio del cliente:
[incolla qui il messaggio].
La risposta deve essere rispettosa, comprensibile e coerente con le condizioni aziendali.
Se il rimborso è possibile, spiega chiaramente i passaggi.
Se non è possibile, spiega il motivo senza utilizzare linguaggio legale complesso e proponi un’alternativa, se prevista.
Crea:
- un oggetto email;
- una risposta completa per email;
- una versione sintetica per chat
Agisci come customer care specialist.
Scrivi una risposta a una richiesta di rimborso per [prodotto o servizio].
Politica aziendale:
[inserisci condizioni reali di reso, rimborso o sostituzione].
Messaggio del cliente:
[incolla qui il messaggio].
La risposta deve essere rispettosa, comprensibile e coerente con le condizioni aziendali.
Se il rimborso è possibile, spiega chiaramente i passaggi.
Se non è possibile, spiega il motivo senza utilizzare linguaggio legale complesso e proponi un’alternativa, se prevista.
Crea:
- un oggetto email;
- una risposta completa per email;
- una versione sintetica per chat
Agisci come customer care specialist.
Scrivi una risposta a una richiesta di rimborso per [prodotto o servizio].
Politica aziendale:
[inserisci condizioni reali di reso, rimborso o sostituzione].
Messaggio del cliente:
[incolla qui il messaggio].
La risposta deve essere rispettosa, comprensibile e coerente con le condizioni aziendali.
Se il rimborso è possibile, spiega chiaramente i passaggi.
Se non è possibile, spiega il motivo senza utilizzare linguaggio legale complesso e proponi un’alternativa, se prevista.
Crea:
- un oggetto email;
- una risposta completa per email;
- una versione sintetica per chat
12. Risposta a una domanda frequente
Agisci come customer care specialist.
Trasforma questa domanda frequente in una risposta chiara e utile.
Domanda del cliente:
[inserisci domanda]
Informazioni corrette da comunicare:
[inserisci risposta o policy aziendale].
Scrivi:
1. una risposta breve per chat;
2. una risposta completa per email;
3. una versione adatta a una sezione FAQ del sito.
Usa un linguaggio semplice, rassicurante e privo di tecnicismi inutili
Agisci come customer care specialist.
Trasforma questa domanda frequente in una risposta chiara e utile.
Domanda del cliente:
[inserisci domanda]
Informazioni corrette da comunicare:
[inserisci risposta o policy aziendale].
Scrivi:
1. una risposta breve per chat;
2. una risposta completa per email;
3. una versione adatta a una sezione FAQ del sito.
Usa un linguaggio semplice, rassicurante e privo di tecnicismi inutili
Agisci come customer care specialist.
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Prompt per il customer care: gestire richieste, reclami e situazioni delicate
Nel customer care non basta fornire una risposta corretta. Il cliente valuta anche il tono, la chiarezza dei prossimi passaggi, il tempo di risposta percepito e la sensazione di essere stato ascoltato.
L’intelligenza artificiale può aiutare a preparare risposte più ordinate, coerenti e rapide. Non può però decidere autonomamente rimborsi, deroghe alle policy, ammissioni di responsabilità o comunicazioni con possibili implicazioni legali.
Prima di utilizzare un testo generato dall’AI, verifica sempre:
i fatti realmente accertati;
la policy applicabile;
la soluzione effettivamente autorizzata;
le tempistiche comunicabili;
la correttezza di prezzi, condizioni e riferimenti;
l’eventuale presenza di dati personali o informazioni riservate.
Nei casi che riguardano contestazioni formali, richieste di risarcimento, sicurezza, privacy, pagamenti o minacce legali, la risposta dovrebbe essere verificata da un responsabile interno o da un consulente competente.
1. Richiesta di informazioni prima dell’acquisto
Agisci come customer care specialist con competenze commerciali, senza usare un tono di vendita aggressivo.
Scrivi una risposta a un potenziale cliente che chiede informazioni prima di acquistare.
Messaggio del cliente:
[incolla il messaggio]
Informazioni corrette:
[prodotto o servizio]
[prezzo]
[caratteristiche rilevanti]
[tempi]
[eventuali limiti]
[modalità di acquisto o prenotazione]
L’obiettivo è rispondere in modo chiaro, completo e utile, aiutando il cliente a prendere una decisione informata.
Usa un tono professionale, disponibile e orientato alla consulenza.
Struttura la risposta con:
- risposta diretta alla domanda;
- informazioni essenziali;
- eventuale precisazione su limiti o condizioni;
- suggerimento utile basato sul bisogno espresso;
- call to action semplice e non pressante.
Non usare urgenze artificiali, superlativi non dimostrabili o promesse non verificabili
Agisci come customer care specialist con competenze commerciali, senza usare un tono di vendita aggressivo.
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Messaggio del cliente:
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2. Cliente arrabbiato o molto insoddisfatto
Agisci come responsabile customer care senior di [nome azienda].
Scrivi una risposta a un cliente molto insoddisfatto che ha inviato questo messaggio:
[incolla il messaggio del cliente]
Informazioni interne:
[spiega cosa è accaduto]
[spiega quale soluzione possiamo realmente offrire]
L’obiettivo è ridurre la tensione, dimostrare che la segnalazione è stata presa sul serio e proporre una soluzione concreta.
Usa un tono calmo, empatico, professionale e non difensivo.
Non minimizzare il problema.
Non attribuire colpe al cliente.
Non usare formule fredde o automatiche.
Non promettere ciò che non possiamo garantire.
Struttura la risposta con:
- riconoscimento del disagio;
- scuse appropriate, senza assumere responsabilità non verificate;
- spiegazione breve e chiara;
- soluzione concreta;
- tempi realistici;
- chiusura cordiale.
Crea anche una versione breve per chat o WhatsApp
Agisci come responsabile customer care senior di [nome azienda].
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L’obiettivo è ridurre la tensione, dimostrare che la segnalazione è stata presa sul serio e proporre una soluzione concreta.
Usa un tono calmo, empatico, professionale e non difensivo.
Non minimizzare il problema.
Non attribuire colpe al cliente.
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Usa un tono calmo, empatico, professionale e non difensivo.
Non minimizzare il problema.
Non attribuire colpe al cliente.
Non usare formule fredde o automatiche.
Non promettere ciò che non possiamo garantire.
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3. Ritardo nella consegna o nell’erogazione del servizio
Agisci come customer care specialist di [nome azienda].
Scrivi una risposta per un cliente che segnala un ritardo nella consegna o nell’erogazione di un servizio.
Messaggio del cliente:
[incolla il messaggio]
Situazione reale:
[data prevista]
[nuova data stimata]
[motivo verificato del ritardo]
[eventuale soluzione o compensazione disponibile]
L’obiettivo è informare il cliente con trasparenza, ridurre l’incertezza e mantenere fiducia.
Usa un tono professionale, rassicurante e concreto.
Inserisci:
- ringraziamento per la segnalazione;
- riconoscimento del disagio;
- aggiornamento chiaro sulla situazione;
- nuova tempistica realistica;
- eventuale alternativa o soluzione;
- invito a ricontattarci in caso di necessità.
Evita formule vaghe come “il prima possibile” se non puoi indicare una data
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Messaggio del cliente:
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Situazione reale:
[data prevista]
[nuova data stimata]
[motivo verificato del ritardo]
[eventuale soluzione o compensazione disponibile]
L’obiettivo è informare il cliente con trasparenza, ridurre l’incertezza e mantenere fiducia.
Usa un tono professionale, rassicurante e concreto.
Inserisci:
- ringraziamento per la segnalazione;
- riconoscimento del disagio;
- aggiornamento chiaro sulla situazione;
- nuova tempistica realistica;
- eventuale alternativa o soluzione;
- invito a ricontattarci in caso di necessità.
Evita formule vaghe come “il prima possibile” se non puoi indicare una data
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Messaggio del cliente:
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Situazione reale:
[data prevista]
[nuova data stimata]
[motivo verificato del ritardo]
[eventuale soluzione o compensazione disponibile]
L’obiettivo è informare il cliente con trasparenza, ridurre l’incertezza e mantenere fiducia.
Usa un tono professionale, rassicurante e concreto.
Inserisci:
- ringraziamento per la segnalazione;
- riconoscimento del disagio;
- aggiornamento chiaro sulla situazione;
- nuova tempistica realistica;
- eventuale alternativa o soluzione;
- invito a ricontattarci in caso di necessità.
Evita formule vaghe come “il prima possibile” se non puoi indicare una data
4. Prodotto errato, incompleto o danneggiato
Agisci come responsabile customer care di un e-commerce.
Scrivi una risposta per un cliente che ha ricevuto un prodotto errato, incompleto o danneggiato.
Messaggio del cliente:
[incolla il messaggio]
Informazioni disponibili:
[tipo di problema]
[ordine o prodotto coinvolto]
[soluzione prevista: sostituzione / rimborso / invio parte mancante]
[eventuali documenti o foto necessari]
[tempi previsti]
L’obiettivo è far sentire il cliente assistito e guidarlo verso una soluzione semplice.
Usa un tono empatico, chiaro e operativo.
Struttura la risposta con:
- scuse per il problema;
- conferma di aver compreso la segnalazione;
- istruzioni semplici sui passaggi necessari;
- spiegazione della soluzione;
- tempi realistici;
- chiusura rassicurante.
Crea anche una versione sintetica per chat
Agisci come responsabile customer care di un e-commerce.
Scrivi una risposta per un cliente che ha ricevuto un prodotto errato, incompleto o danneggiato.
Messaggio del cliente:
[incolla il messaggio]
Informazioni disponibili:
[tipo di problema]
[ordine o prodotto coinvolto]
[soluzione prevista: sostituzione / rimborso / invio parte mancante]
[eventuali documenti o foto necessari]
[tempi previsti]
L’obiettivo è far sentire il cliente assistito e guidarlo verso una soluzione semplice.
Usa un tono empatico, chiaro e operativo.
Struttura la risposta con:
- scuse per il problema;
- conferma di aver compreso la segnalazione;
- istruzioni semplici sui passaggi necessari;
- spiegazione della soluzione;
- tempi realistici;
- chiusura rassicurante.
Crea anche una versione sintetica per chat
Agisci come responsabile customer care di un e-commerce.
Scrivi una risposta per un cliente che ha ricevuto un prodotto errato, incompleto o danneggiato.
Messaggio del cliente:
[incolla il messaggio]
Informazioni disponibili:
[tipo di problema]
[ordine o prodotto coinvolto]
[soluzione prevista: sostituzione / rimborso / invio parte mancante]
[eventuali documenti o foto necessari]
[tempi previsti]
L’obiettivo è far sentire il cliente assistito e guidarlo verso una soluzione semplice.
Usa un tono empatico, chiaro e operativo.
Struttura la risposta con:
- scuse per il problema;
- conferma di aver compreso la segnalazione;
- istruzioni semplici sui passaggi necessari;
- spiegazione della soluzione;
- tempi realistici;
- chiusura rassicurante.
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5. Richiesta di reso, cambio o sostituzione
Agisci come customer care specialist di [nome azienda].
Scrivi una risposta a un cliente che desidera effettuare un reso, un cambio prodotto o una sostituzione.
Messaggio del cliente:
[incolla il messaggio]
Condizioni applicabili:
[termini di reso]
[prodotti esclusi, se presenti]
[procedura]
[costi o modalità di spedizione]
[tempi di rimborso, cambio o sostituzione]
L’obiettivo è spiegare il processo in modo semplice, ordinato e rassicurante.
Usa un tono professionale, chiaro e disponibile.
Struttura la risposta con:
- conferma della richiesta;
- spiegazione della procedura in passaggi numerati;
- documenti o informazioni eventualmente necessarie;
- tempistiche realistiche;
- contatto da utilizzare in caso di dubbi;
- chiusura cordiale.
Evita riferimenti generici come “segua la procedura standard” senza spiegare concretamente cosa fare
Agisci come customer care specialist di [nome azienda].
Scrivi una risposta a un cliente che desidera effettuare un reso, un cambio prodotto o una sostituzione.
Messaggio del cliente:
[incolla il messaggio]
Condizioni applicabili:
[termini di reso]
[prodotti esclusi, se presenti]
[procedura]
[costi o modalità di spedizione]
[tempi di rimborso, cambio o sostituzione]
L’obiettivo è spiegare il processo in modo semplice, ordinato e rassicurante.
Usa un tono professionale, chiaro e disponibile.
Struttura la risposta con:
- conferma della richiesta;
- spiegazione della procedura in passaggi numerati;
- documenti o informazioni eventualmente necessarie;
- tempistiche realistiche;
- contatto da utilizzare in caso di dubbi;
- chiusura cordiale.
Evita riferimenti generici come “segua la procedura standard” senza spiegare concretamente cosa fare
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Messaggio del cliente:
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Condizioni applicabili:
[termini di reso]
[prodotti esclusi, se presenti]
[procedura]
[costi o modalità di spedizione]
[tempi di rimborso, cambio o sostituzione]
L’obiettivo è spiegare il processo in modo semplice, ordinato e rassicurante.
Usa un tono professionale, chiaro e disponibile.
Struttura la risposta con:
- conferma della richiesta;
- spiegazione della procedura in passaggi numerati;
- documenti o informazioni eventualmente necessarie;
- tempistiche realistiche;
- contatto da utilizzare in caso di dubbi;
- chiusura cordiale.
Evita riferimenti generici come “segua la procedura standard” senza spiegare concretamente cosa fare
6. Richiesta di rimborso accolta
Agisci come customer care specialist.
Scrivi una risposta a una richiesta di rimborso che può essere accolta.
Dati:
- prodotto o servizio: [descrizione]
- motivo della richiesta: [motivo]
- importo o condizioni del rimborso: [dettagli]
- modalità e tempi previsti: [dettagli]
- eventuali passaggi richiesti al cliente: [dettagli]
L’obiettivo è confermare il rimborso in modo chiaro, professionale e rassicurante.
Inserisci:
- conferma della richiesta;
- importo o criterio di rimborso;
- modalità di accredito;
- tempi realistici;
- eventuali azioni necessarie;
- chiusura cordiale.
Evita frasi ambigue o troppo tecniche
Agisci come customer care specialist.
Scrivi una risposta a una richiesta di rimborso che può essere accolta.
Dati:
- prodotto o servizio: [descrizione]
- motivo della richiesta: [motivo]
- importo o condizioni del rimborso: [dettagli]
- modalità e tempi previsti: [dettagli]
- eventuali passaggi richiesti al cliente: [dettagli]
L’obiettivo è confermare il rimborso in modo chiaro, professionale e rassicurante.
Inserisci:
- conferma della richiesta;
- importo o criterio di rimborso;
- modalità di accredito;
- tempi realistici;
- eventuali azioni necessarie;
- chiusura cordiale.
Evita frasi ambigue o troppo tecniche
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Scrivi una risposta a una richiesta di rimborso che può essere accolta.
Dati:
- prodotto o servizio: [descrizione]
- motivo della richiesta: [motivo]
- importo o condizioni del rimborso: [dettagli]
- modalità e tempi previsti: [dettagli]
- eventuali passaggi richiesti al cliente: [dettagli]
L’obiettivo è confermare il rimborso in modo chiaro, professionale e rassicurante.
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- conferma della richiesta;
- importo o criterio di rimborso;
- modalità di accredito;
- tempi realistici;
- eventuali azioni necessarie;
- chiusura cordiale.
Evita frasi ambigue o troppo tecniche
7. Richiesta di rimborso non accoglibile
Agisci come responsabile customer care senior.
Scrivi una risposta a un cliente che richiede un rimborso, ma la richiesta non può essere accolta in base alle condizioni applicabili.
Messaggio del cliente:
[incolla il messaggio]
Condizione applicabile:
[spiega la condizione reale in modo semplice]
Alternative eventualmente disponibili:
[sostituzione / credito / assistenza / estensione / altra soluzione]
L’obiettivo è spiegare la decisione con chiarezza, rispetto e trasparenza, preservando per quanto possibile il rapporto con il cliente.
Usa un tono umano, professionale e non burocratico.
Non utilizzare formule rigide o difensive.
Non limitarti a dire “non è possibile”.
Non citare una policy senza spiegarne il significato concreto.
Non proporre alternative che non sono realmente disponibili.
Struttura la risposta con:
- riconoscimento della richiesta;
- spiegazione chiara della condizione applicabile;
- indicazione della decisione;
- alternativa concreta, se prevista;
- disponibilità a chiarire eventuali dubbi;
- chiusura professionale
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Scrivi una risposta a un cliente che richiede un rimborso, ma la richiesta non può essere accolta in base alle condizioni applicabili.
Messaggio del cliente:
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Condizione applicabile:
[spiega la condizione reale in modo semplice]
Alternative eventualmente disponibili:
[sostituzione / credito / assistenza / estensione / altra soluzione]
L’obiettivo è spiegare la decisione con chiarezza, rispetto e trasparenza, preservando per quanto possibile il rapporto con il cliente.
Usa un tono umano, professionale e non burocratico.
Non utilizzare formule rigide o difensive.
Non limitarti a dire “non è possibile”.
Non citare una policy senza spiegarne il significato concreto.
Non proporre alternative che non sono realmente disponibili.
Struttura la risposta con:
- riconoscimento della richiesta;
- spiegazione chiara della condizione applicabile;
- indicazione della decisione;
- alternativa concreta, se prevista;
- disponibilità a chiarire eventuali dubbi;
- chiusura professionale
Agisci come responsabile customer care senior.
Scrivi una risposta a un cliente che richiede un rimborso, ma la richiesta non può essere accolta in base alle condizioni applicabili.
Messaggio del cliente:
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Condizione applicabile:
[spiega la condizione reale in modo semplice]
Alternative eventualmente disponibili:
[sostituzione / credito / assistenza / estensione / altra soluzione]
L’obiettivo è spiegare la decisione con chiarezza, rispetto e trasparenza, preservando per quanto possibile il rapporto con il cliente.
Usa un tono umano, professionale e non burocratico.
Non utilizzare formule rigide o difensive.
Non limitarti a dire “non è possibile”.
Non citare una policy senza spiegarne il significato concreto.
Non proporre alternative che non sono realmente disponibili.
Struttura la risposta con:
- riconoscimento della richiesta;
- spiegazione chiara della condizione applicabile;
- indicazione della decisione;
- alternativa concreta, se prevista;
- disponibilità a chiarire eventuali dubbi;
- chiusura professionale
8. Cliente che non comprende una fattura o un addebito
Agisci come customer care specialist per questioni di fatturazione.
Scrivi una risposta a un cliente che non comprende un importo, una fattura o un addebito.
Messaggio del cliente:
[incolla il messaggio]
Informazioni corrette:
[descrivi addebito, periodo, prodotto o servizio, eventuale IVA, rinnovo o costo aggiuntivo]
L’obiettivo è spiegare la situazione in modo semplice, trasparente e non tecnico.
Usa un tono professionale e rassicurante.
Struttura la risposta con:
- ringraziamento per la segnalazione;
- spiegazione del costo in linguaggio semplice;
- riferimento al servizio o periodo interessato;
- eventuali azioni disponibili;
- invito a ricontattarci se serve ulteriore chiarimento.
Evita formule contabili difficili da comprendere
Agisci come customer care specialist per questioni di fatturazione.
Scrivi una risposta a un cliente che non comprende un importo, una fattura o un addebito.
Messaggio del cliente:
[incolla il messaggio]
Informazioni corrette:
[descrivi addebito, periodo, prodotto o servizio, eventuale IVA, rinnovo o costo aggiuntivo]
L’obiettivo è spiegare la situazione in modo semplice, trasparente e non tecnico.
Usa un tono professionale e rassicurante.
Struttura la risposta con:
- ringraziamento per la segnalazione;
- spiegazione del costo in linguaggio semplice;
- riferimento al servizio o periodo interessato;
- eventuali azioni disponibili;
- invito a ricontattarci se serve ulteriore chiarimento.
Evita formule contabili difficili da comprendere
Agisci come customer care specialist per questioni di fatturazione.
Scrivi una risposta a un cliente che non comprende un importo, una fattura o un addebito.
Messaggio del cliente:
[incolla il messaggio]
Informazioni corrette:
[descrivi addebito, periodo, prodotto o servizio, eventuale IVA, rinnovo o costo aggiuntivo]
L’obiettivo è spiegare la situazione in modo semplice, trasparente e non tecnico.
Usa un tono professionale e rassicurante.
Struttura la risposta con:
- ringraziamento per la segnalazione;
- spiegazione del costo in linguaggio semplice;
- riferimento al servizio o periodo interessato;
- eventuali azioni disponibili;
- invito a ricontattarci se serve ulteriore chiarimento.
Evita formule contabili difficili da comprendere
9. Problema tecnico o malfunzionamento
Agisci come customer care specialist per un servizio digitale o tecnico.
Scrivi una risposta a un cliente che segnala un malfunzionamento.
Messaggio del cliente:
[incolla il messaggio]
Problema noto o ipotesi:
[descrizione]
Verifiche già effettuate:
[descrizione]
Possibile soluzione:
[passaggi da seguire]
Tempi di risoluzione previsti:
[tempi]
L’obiettivo è guidare il cliente passo dopo passo senza farlo sentire responsabile del problema.
Usa un tono semplice, paziente e professionale.
Struttura la risposta con:
- conferma del problema;
- spiegazione breve;
- istruzioni numerate e facili da seguire;
- indicazione di cosa fare se il problema persiste;
- tempi realistici per eventuale assistenza aggiuntiva.
Evita tecnicismi non necessari
Agisci come customer care specialist per un servizio digitale o tecnico.
Scrivi una risposta a un cliente che segnala un malfunzionamento.
Messaggio del cliente:
[incolla il messaggio]
Problema noto o ipotesi:
[descrizione]
Verifiche già effettuate:
[descrizione]
Possibile soluzione:
[passaggi da seguire]
Tempi di risoluzione previsti:
[tempi]
L’obiettivo è guidare il cliente passo dopo passo senza farlo sentire responsabile del problema.
Usa un tono semplice, paziente e professionale.
Struttura la risposta con:
- conferma del problema;
- spiegazione breve;
- istruzioni numerate e facili da seguire;
- indicazione di cosa fare se il problema persiste;
- tempi realistici per eventuale assistenza aggiuntiva.
Evita tecnicismi non necessari
Agisci come customer care specialist per un servizio digitale o tecnico.
Scrivi una risposta a un cliente che segnala un malfunzionamento.
Messaggio del cliente:
[incolla il messaggio]
Problema noto o ipotesi:
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Verifiche già effettuate:
[descrizione]
Possibile soluzione:
[passaggi da seguire]
Tempi di risoluzione previsti:
[tempi]
L’obiettivo è guidare il cliente passo dopo passo senza farlo sentire responsabile del problema.
Usa un tono semplice, paziente e professionale.
Struttura la risposta con:
- conferma del problema;
- spiegazione breve;
- istruzioni numerate e facili da seguire;
- indicazione di cosa fare se il problema persiste;
- tempi realistici per eventuale assistenza aggiuntiva.
Evita tecnicismi non necessari
10. Problema non risolvibile immediatamente
Agisci come customer care manager.
Scrivi una risposta a un cliente il cui problema non può essere risolto subito perché sono necessarie verifiche interne, il coinvolgimento di un reparto tecnico o ulteriori informazioni.
Messaggio del cliente:
[incolla il messaggio]
Fatti verificati:
[inserisci solo informazioni confermate]
Verifiche necessarie:
[inserisci cosa deve essere controllato]
Data o finestra temporale del prossimo aggiornamento:
[inserisci data o tempo realistico]
L’obiettivo è evitare che il cliente percepisca silenzio o abbandono, anche quando la soluzione non è ancora disponibile.
Usa un tono trasparente, concreto e rassicurante.
Struttura la risposta con:
- conferma della presa in carico;
- sintesi del problema compreso;
- indicazione di ciò che stiamo verificando;
- data precisa del prossimo aggiornamento;
- canale da utilizzare per eventuali informazioni aggiuntive;
- chiusura professionale.
Non promettere una risoluzione entro una data se non è confermata. Comunica sempre almeno quando il cliente riceverà il prossimo aggiornamento
Agisci come customer care manager.
Scrivi una risposta a un cliente il cui problema non può essere risolto subito perché sono necessarie verifiche interne, il coinvolgimento di un reparto tecnico o ulteriori informazioni.
Messaggio del cliente:
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Fatti verificati:
[inserisci solo informazioni confermate]
Verifiche necessarie:
[inserisci cosa deve essere controllato]
Data o finestra temporale del prossimo aggiornamento:
[inserisci data o tempo realistico]
L’obiettivo è evitare che il cliente percepisca silenzio o abbandono, anche quando la soluzione non è ancora disponibile.
Usa un tono trasparente, concreto e rassicurante.
Struttura la risposta con:
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- data precisa del prossimo aggiornamento;
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- chiusura professionale.
Non promettere una risoluzione entro una data se non è confermata. Comunica sempre almeno quando il cliente riceverà il prossimo aggiornamento
Agisci come customer care manager.
Scrivi una risposta a un cliente il cui problema non può essere risolto subito perché sono necessarie verifiche interne, il coinvolgimento di un reparto tecnico o ulteriori informazioni.
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- sintesi del problema compreso;
- indicazione di ciò che stiamo verificando;
- data precisa del prossimo aggiornamento;
- canale da utilizzare per eventuali informazioni aggiuntive;
- chiusura professionale.
Non promettere una risoluzione entro una data se non è confermata. Comunica sempre almeno quando il cliente riceverà il prossimo aggiornamento
11. Cliente che richiede nuovamente informazioni già comunicate
Agisci come customer care specialist.
Scrivi una risposta a un cliente che richiede nuovamente informazioni già comunicate in precedenza.
Il messaggio deve mantenere un tono disponibile e mai infastidito.
Informazioni da ripetere:
[inserisci informazioni]
L’obiettivo è chiarire la situazione senza far sentire il cliente in colpa o trattato con superficialità.
Usa un tono cordiale, semplice e professionale.
Inserisci:
- una breve introduzione disponibile;
- ripetizione sintetica delle informazioni;
- eventuale link o riferimento utile;
- invito a chiedere ulteriori chiarimenti.
Evita frasi come “come già detto” o “le abbiamo già spiegato”
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Scrivi una risposta a un cliente che richiede nuovamente informazioni già comunicate in precedenza.
Il messaggio deve mantenere un tono disponibile e mai infastidito.
Informazioni da ripetere:
[inserisci informazioni]
L’obiettivo è chiarire la situazione senza far sentire il cliente in colpa o trattato con superficialità.
Usa un tono cordiale, semplice e professionale.
Inserisci:
- una breve introduzione disponibile;
- ripetizione sintetica delle informazioni;
- eventuale link o riferimento utile;
- invito a chiedere ulteriori chiarimenti.
Evita frasi come “come già detto” o “le abbiamo già spiegato”
Agisci come customer care specialist.
Scrivi una risposta a un cliente che richiede nuovamente informazioni già comunicate in precedenza.
Il messaggio deve mantenere un tono disponibile e mai infastidito.
Informazioni da ripetere:
[inserisci informazioni]
L’obiettivo è chiarire la situazione senza far sentire il cliente in colpa o trattato con superficialità.
Usa un tono cordiale, semplice e professionale.
Inserisci:
- una breve introduzione disponibile;
- ripetizione sintetica delle informazioni;
- eventuale link o riferimento utile;
- invito a chiedere ulteriori chiarimenti.
Evita frasi come “come già detto” o “le abbiamo già spiegato”
12. Cliente che desidera annullare un ordine o cancellare un servizio
Agisci come customer care specialist.
Scrivi una risposta a un cliente che desidera annullare un ordine, cancellare un abbonamento o interrompere un servizio.
Messaggio del cliente:
[incolla il messaggio]
Condizioni applicabili:
[inserisci policy reale]
Possibili alternative:
[pausa, modifica piano, assistenza, annullamento, rimborso parziale o altro]
L’obiettivo è gestire la richiesta con rispetto, chiarezza e senza tentativi aggressivi di trattenere il cliente.
Usa un tono professionale e disponibile.
Struttura la risposta con:
- conferma della richiesta;
- spiegazione dei passaggi;
- eventuali condizioni applicabili;
- conferma della data di chiusura o annullamento;
- eventuale alternativa, proposta in modo non pressante;
- chiusura cortese
Agisci come customer care specialist.
Scrivi una risposta a un cliente che desidera annullare un ordine, cancellare un abbonamento o interrompere un servizio.
Messaggio del cliente:
[incolla il messaggio]
Condizioni applicabili:
[inserisci policy reale]
Possibili alternative:
[pausa, modifica piano, assistenza, annullamento, rimborso parziale o altro]
L’obiettivo è gestire la richiesta con rispetto, chiarezza e senza tentativi aggressivi di trattenere il cliente.
Usa un tono professionale e disponibile.
Struttura la risposta con:
- conferma della richiesta;
- spiegazione dei passaggi;
- eventuali condizioni applicabili;
- conferma della data di chiusura o annullamento;
- eventuale alternativa, proposta in modo non pressante;
- chiusura cortese
Agisci come customer care specialist.
Scrivi una risposta a un cliente che desidera annullare un ordine, cancellare un abbonamento o interrompere un servizio.
Messaggio del cliente:
[incolla il messaggio]
Condizioni applicabili:
[inserisci policy reale]
Possibili alternative:
[pausa, modifica piano, assistenza, annullamento, rimborso parziale o altro]
L’obiettivo è gestire la richiesta con rispetto, chiarezza e senza tentativi aggressivi di trattenere il cliente.
Usa un tono professionale e disponibile.
Struttura la risposta con:
- conferma della richiesta;
- spiegazione dei passaggi;
- eventuali condizioni applicabili;
- conferma della data di chiusura o annullamento;
- eventuale alternativa, proposta in modo non pressante;
- chiusura cortese
13. Risposta a una recensione negativa pubblica
Agisci come responsabile reputazione online di [nome azienda].
Scrivi una risposta pubblica a questa recensione negativa:
[incolla recensione]
Informazioni interne:
[spiega brevemente cosa è successo]
[spiega se il cliente è già stato contattato]
[spiega quale soluzione è possibile offrire]
L’obiettivo è rispondere in modo professionale, proteggere la reputazione dell’azienda e invitare il cliente a proseguire la conversazione in privato.
Usa un tono rispettoso, breve e non difensivo.
Non discutere dettagli personali o dati dell’ordine.
Non accusare il cliente.
Non usare un linguaggio legale o aggressivo.
La risposta deve:
- riconoscere l’esperienza negativa;
- mostrare disponibilità;
- invitare a un contatto privato;
- comunicare attenzione alla qualità del servizio.
Mantieni il testo entro 100 parole
Agisci come responsabile reputazione online di [nome azienda].
Scrivi una risposta pubblica a questa recensione negativa:
[incolla recensione]
Informazioni interne:
[spiega brevemente cosa è successo]
[spiega se il cliente è già stato contattato]
[spiega quale soluzione è possibile offrire]
L’obiettivo è rispondere in modo professionale, proteggere la reputazione dell’azienda e invitare il cliente a proseguire la conversazione in privato.
Usa un tono rispettoso, breve e non difensivo.
Non discutere dettagli personali o dati dell’ordine.
Non accusare il cliente.
Non usare un linguaggio legale o aggressivo.
La risposta deve:
- riconoscere l’esperienza negativa;
- mostrare disponibilità;
- invitare a un contatto privato;
- comunicare attenzione alla qualità del servizio.
Mantieni il testo entro 100 parole
Agisci come responsabile reputazione online di [nome azienda].
Scrivi una risposta pubblica a questa recensione negativa:
[incolla recensione]
Informazioni interne:
[spiega brevemente cosa è successo]
[spiega se il cliente è già stato contattato]
[spiega quale soluzione è possibile offrire]
L’obiettivo è rispondere in modo professionale, proteggere la reputazione dell’azienda e invitare il cliente a proseguire la conversazione in privato.
Usa un tono rispettoso, breve e non difensivo.
Non discutere dettagli personali o dati dell’ordine.
Non accusare il cliente.
Non usare un linguaggio legale o aggressivo.
La risposta deve:
- riconoscere l’esperienza negativa;
- mostrare disponibilità;
- invitare a un contatto privato;
- comunicare attenzione alla qualità del servizio.
Mantieni il testo entro 100 parole
14. Cliente che minaccia reclami, recensioni o azioni legali
Agisci come customer care manager senior.
Scrivi una risposta prudente e professionale a un cliente che minaccia di lasciare una recensione negativa, presentare un reclamo formale o avviare azioni legali.
Messaggio del cliente:
[incolla messaggio]
Informazioni confermate:
[inserisci solo fatti verificati]
Soluzioni effettivamente disponibili:
[inserisci opzioni reali]
L’obiettivo è mantenere un tono calmo, evitare escalation e invitare a una gestione ordinata della pratica.
Usa un linguaggio rispettoso, neutro e non difensivo.
Non ammettere responsabilità non verificate.
Non utilizzare frasi aggressive.
Non contestare le minacce del cliente.
Non promettere risultati che non dipendono dall’azienda.
Struttura il testo con:
- riconoscimento della segnalazione;
- conferma della presa in carico;
- sintesi dei fatti verificati;
- prossimi passaggi;
- tempi di aggiornamento;
- canale di contatto dedicato.
Crea una versione email e una versione breve per chat
Agisci come customer care manager senior.
Scrivi una risposta prudente e professionale a un cliente che minaccia di lasciare una recensione negativa, presentare un reclamo formale o avviare azioni legali.
Messaggio del cliente:
[incolla messaggio]
Informazioni confermate:
[inserisci solo fatti verificati]
Soluzioni effettivamente disponibili:
[inserisci opzioni reali]
L’obiettivo è mantenere un tono calmo, evitare escalation e invitare a una gestione ordinata della pratica.
Usa un linguaggio rispettoso, neutro e non difensivo.
Non ammettere responsabilità non verificate.
Non utilizzare frasi aggressive.
Non contestare le minacce del cliente.
Non promettere risultati che non dipendono dall’azienda.
Struttura il testo con:
- riconoscimento della segnalazione;
- conferma della presa in carico;
- sintesi dei fatti verificati;
- prossimi passaggi;
- tempi di aggiornamento;
- canale di contatto dedicato.
Crea una versione email e una versione breve per chat
Agisci come customer care manager senior.
Scrivi una risposta prudente e professionale a un cliente che minaccia di lasciare una recensione negativa, presentare un reclamo formale o avviare azioni legali.
Messaggio del cliente:
[incolla messaggio]
Informazioni confermate:
[inserisci solo fatti verificati]
Soluzioni effettivamente disponibili:
[inserisci opzioni reali]
L’obiettivo è mantenere un tono calmo, evitare escalation e invitare a una gestione ordinata della pratica.
Usa un linguaggio rispettoso, neutro e non difensivo.
Non ammettere responsabilità non verificate.
Non utilizzare frasi aggressive.
Non contestare le minacce del cliente.
Non promettere risultati che non dipendono dall’azienda.
Struttura il testo con:
- riconoscimento della segnalazione;
- conferma della presa in carico;
- sintesi dei fatti verificati;
- prossimi passaggi;
- tempi di aggiornamento;
- canale di contatto dedicato.
Crea una versione email e una versione breve per chat
15. Cliente in difficoltà o che richiede una comunicazione semplificata
Agisci come customer care specialist con esperienza nella comunicazione chiara e accessibile.
Scrivi una risposta a un cliente che appare confuso, in ansia o in difficoltà nel comprendere il problema o i passaggi da seguire.
Messaggio del cliente:
[incolla il messaggio]
Informazioni corrette da comunicare:
[inserisci informazioni]
L’obiettivo è semplificare la comunicazione, ridurre l’incertezza e guidare il cliente con un passo concreto alla volta.
Usa un tono calmo, rispettoso e rassicurante.
Scrivi frasi brevi.
Evita tecnicismi e abbreviazioni.
Non fornire troppe istruzioni nello stesso messaggio.
Indica chiaramente cosa deve fare il cliente e cosa farà l’azienda.
Struttura la risposta con:
- rassicurazione iniziale;
- spiegazione semplice della situazione;
- un prossimo passo concreto;
- indicazione di cosa accadrà dopo;
- disponibilità ad assistere ulteriormente
Agisci come customer care specialist con esperienza nella comunicazione chiara e accessibile.
Scrivi una risposta a un cliente che appare confuso, in ansia o in difficoltà nel comprendere il problema o i passaggi da seguire.
Messaggio del cliente:
[incolla il messaggio]
Informazioni corrette da comunicare:
[inserisci informazioni]
L’obiettivo è semplificare la comunicazione, ridurre l’incertezza e guidare il cliente con un passo concreto alla volta.
Usa un tono calmo, rispettoso e rassicurante.
Scrivi frasi brevi.
Evita tecnicismi e abbreviazioni.
Non fornire troppe istruzioni nello stesso messaggio.
Indica chiaramente cosa deve fare il cliente e cosa farà l’azienda.
Struttura la risposta con:
- rassicurazione iniziale;
- spiegazione semplice della situazione;
- un prossimo passo concreto;
- indicazione di cosa accadrà dopo;
- disponibilità ad assistere ulteriormente
Agisci come customer care specialist con esperienza nella comunicazione chiara e accessibile.
Scrivi una risposta a un cliente che appare confuso, in ansia o in difficoltà nel comprendere il problema o i passaggi da seguire.
Messaggio del cliente:
[incolla il messaggio]
Informazioni corrette da comunicare:
[inserisci informazioni]
L’obiettivo è semplificare la comunicazione, ridurre l’incertezza e guidare il cliente con un passo concreto alla volta.
Usa un tono calmo, rispettoso e rassicurante.
Scrivi frasi brevi.
Evita tecnicismi e abbreviazioni.
Non fornire troppe istruzioni nello stesso messaggio.
Indica chiaramente cosa deve fare il cliente e cosa farà l’azienda.
Struttura la risposta con:
- rassicurazione iniziale;
- spiegazione semplice della situazione;
- un prossimo passo concreto;
- indicazione di cosa accadrà dopo;
- disponibilità ad assistere ulteriormente
16. Trasformare una risposta fredda in una risposta più umana
Rivedi questa risposta customer care:
[incolla risposta]
Mantieni tutte le informazioni corrette e le policy aziendali, ma rendila:
- più empatica;
- più semplice da capire;
- meno burocratica;
- più orientata alla soluzione;
- professionale ma umana.
Evita frasi standard come:
“la ringraziamo per averci contattato”
“ci scusiamo per il disagio arrecato”
“la sua richiesta è stata presa in carico”
Restituisci:
1. una versione email completa;
2. una versione breve per chat;
3. una frase di apertura più calda e personalizzata
Rivedi questa risposta customer care:
[incolla risposta]
Mantieni tutte le informazioni corrette e le policy aziendali, ma rendila:
- più empatica;
- più semplice da capire;
- meno burocratica;
- più orientata alla soluzione;
- professionale ma umana.
Evita frasi standard come:
“la ringraziamo per averci contattato”
“ci scusiamo per il disagio arrecato”
“la sua richiesta è stata presa in carico”
Restituisci:
1. una versione email completa;
2. una versione breve per chat;
3. una frase di apertura più calda e personalizzata
Rivedi questa risposta customer care:
[incolla risposta]
Mantieni tutte le informazioni corrette e le policy aziendali, ma rendila:
- più empatica;
- più semplice da capire;
- meno burocratica;
- più orientata alla soluzione;
- professionale ma umana.
Evita frasi standard come:
“la ringraziamo per averci contattato”
“ci scusiamo per il disagio arrecato”
“la sua richiesta è stata presa in carico”
Restituisci:
1. una versione email completa;
2. una versione breve per chat;
3. una frase di apertura più calda e personalizzata
17. Analizzare reclami ricorrenti e migliorare il customer journey
Agisci come customer experience analyst.
Analizza i seguenti reclami ricevuti dai clienti:
[incolla elenco di reclami anonimizzati]
Individua:
- i problemi ricorrenti;
- le cause più probabili;
- le frasi o situazioni che generano maggiore insoddisfazione;
- le aree del customer journey da migliorare;
- le azioni prioritarie da implementare;
- possibili FAQ, email automatiche o procedure preventive.
Presenta l’analisi in una tabella con:
Problema | Frequenza stimata | Impatto sul cliente | Possibile causa | Azione consigliata | Priorità
Agisci come customer experience analyst.
Analizza i seguenti reclami ricevuti dai clienti:
[incolla elenco di reclami anonimizzati]
Individua:
- i problemi ricorrenti;
- le cause più probabili;
- le frasi o situazioni che generano maggiore insoddisfazione;
- le aree del customer journey da migliorare;
- le azioni prioritarie da implementare;
- possibili FAQ, email automatiche o procedure preventive.
Presenta l’analisi in una tabella con:
Problema | Frequenza stimata | Impatto sul cliente | Possibile causa | Azione consigliata | Priorità
Agisci come customer experience analyst.
Analizza i seguenti reclami ricevuti dai clienti:
[incolla elenco di reclami anonimizzati]
Individua:
- i problemi ricorrenti;
- le cause più probabili;
- le frasi o situazioni che generano maggiore insoddisfazione;
- le aree del customer journey da migliorare;
- le azioni prioritarie da implementare;
- possibili FAQ, email automatiche o procedure preventive.
Presenta l’analisi in una tabella con:
Problema | Frequenza stimata | Impatto sul cliente | Possibile causa | Azione consigliata | Priorità
Regola del customer care efficace
Ogni risposta dovrebbe chiarire quattro elementi:
Cosa abbiamo compreso del problema.
Cosa farà l’azienda.
Cosa deve fare il cliente, se necessario.
Quando riceverà il prossimo aggiornamento o la soluzione.
Quando questi elementi sono presenti, anche una risposta che non può soddisfare pienamente la richiesta del cliente risulta più chiara, credibile e professionale.
Privacy e dati dei clienti: cosa non inserire nei prompt
Quando utilizzi l’AI per customer care, email o marketing, evita di incollare informazioni personali non necessarie.
Non inserire:
nomi completi dei clienti, se non indispensabili;
indirizzi, numeri di telefono o documenti;
dati sanitari o finanziari;
password, codici di accesso o dati di pagamento;
conversazioni interne riservate;
informazioni contrattuali sensibili.
Sostituisci i dati con descrizioni neutrali, ad esempio:
“[cliente che segnala un ritardo nella consegna]”
oppure:
“[cliente che ha richiesto un rimborso per un acquisto effettuato il mese scorso]”
In questo modo puoi utilizzare l’AI per creare una bozza efficace senza condividere più informazioni del necessario.
L’intelligenza artificiale non dovrebbe sostituire la voce dell’azienda. Dovrebbe aiutare l’azienda a trovare più velocemente le parole giuste.
Un prompt ben scritto permette di produrre bozze più chiare, più coerenti e più facili da migliorare. Il valore vero, però, resta nella conoscenza del cliente, nell’esperienza dell’impresa e nella capacità di comunicare con onestà.
